一、流程综述
1、业委会开会形成会议纪要
2、业委会与公司签订两个法律文书
3、业委会上传Excel业主清册
4、设置业主大会议题(或演习议题)
5、业主实名认证,对议题做选择题投票
6、导出电子投票数据,补录书面投票,生成结果,形成业主大会决议
二、召开业委会会议,形成启用业主决策会议纪要
为推进依法治国,全国人大出台了《民法典》,明确了小区公区收益归属全体业主,任何公共事项需要召开业主大会,法律上要求有2/3的业主和面积参与才算合法有效,为达到2/3参与率和提高业主大会成功率,各省市陆续修订了物业管理条,鼓励召开业主大会使用业主决策电子投票,法院是采信和认可的,全国人大或国务院部门并未将业主决策电子投票列入行政许可,因此业委会使用业主决策无需住建部门或街道行政审批,因此不存在政府认可的逻辑。只需业委会召开会议,会前可通过腾讯视频会议邀请“业主我当家”介绍:电子投票演示、使用流程及问题解答,然后业委会闭门讨论,形成是否使用的会议纪要即可,讨论期间,个别委员可能提出不同意见,会议纪要可记录在案(委员姓名:意见),最后根据业委会少数服务多数开会规则,形成可执行的会议决议。
根据《个人信息保护法》,业委会履职召开业主大会,可合理使用个人信息而无需征得业主本人同意,解决了既能尊重个人隐私,又能正常推动工作的法律依据。
三、业委会与公司签订两个法律文书
1、按照《个人信息保护法》,为保护业主隐私,签订业主信息安全保密协议(标准模板)。
2、有偿服务,签订服务合同(按户按年收费,包年无限次使用)。
四、业委会上传业主清册
业委会按照平台提供的Excel模板,整理小区业主清册(楼栋号、门牌号、姓名、手机号码、面积),自己上传小程序平台。
五、设置业主大会议题投票
业委会设置好业主大会议题(首次由小程序平台方协助设置),将小程序投放到业主微信群中,大家点开小程序即可参与投票,如发现未实名认证,小程序引导业主授权微信手机号,自动与上传业主清册手机号比对,并将微信与门牌号匹配,如匹配不成功,小程序将引导业主上传身份证、驾驶证、行车执照、不动产登记证、产权证、产权查询截图、司法判决、购房合同、医保卡、社保卡、户口簿、乘车卡、退休证、工作证等,后台业委会人工实名审核确认。
六、唱票形成业主大会决议
导出投票数据,唱票补录书面投票,业主大会截止后,管理员导出电子投票Excel表,工作人员唱票补录书面投票数据,表格自动计算出各种统计数据,打印签字后,形成业主大会会议决议。

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