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特约撰稿 | Blue
中国是礼仪之邦，有些讲“礼数”的老板会在岁末年初或是履新之际提出去拜访一下相关“领导”，感谢既往对公司的支持，畅谈来年的项目合作，如果这个活儿落到你头上，恭喜你，你学习和提升的机会来了！
疫情之前，总部的大老板来中国参加高层次的会议，如博鳌亚洲论坛等，也往往会留出一些时间，拜访国内相关部委的领导，这个准备起来比较复杂，要公关部、政府事务部等部门和国外对接，共同完成，还要准备中英文的拜访手册。
这两年这种麻烦倒是省了，现在的政策环境，即使本土的老板要拜访部委的领导，哪怕是司局级的领导，没有“大项目”也难约见了。
现在能拜访的“领导”，多指国家部委下属事业单位和研究机构的负责人、行业协会的负责人、医院的院长等。
如果你是这次拜访活动的主要负责人，如何准备才能体现出高效、专业，让老板和“领导”都满意，达到预期的拜访效果呢？
以下的checklist拿走不谢！
01 拜访前
1. 明确拜访目的
首先要在公司内部明确老板的拜访目的是什么？老板有明确的目的当然好，即使老板说“没什么特殊的目的，就是去认认门儿”，你也要绞尽脑汁儿想出个一、二、三来，因为客户是你的客户。
既往公司和该机构有哪些合作？机构和公司的业务还有哪些契合点可以深化后续的合作？这个“领导“的背景、专长和影响力可以发挥什么作用？”领导“很忙，如果没有合适的拜访目的和理由，你也很难去约见。
2. 准备拜访资料
资料准备又分为给对方机构的和给老板及内部使用的两个版本。
一般对方会指定一个负责人和你对接，提前确认拜访的时间、会议室的安排等，建议你给对方写一份《请见函》或《关于XXX拜访的沟通函》，以示正规和专业，同时也会引起对方的重视，函中写明拜访的时间、地点安排、公司方人员名单及职务、沟通的主要议题（最好总结出3条）、公司方领队人员的介绍（简历）、此次拜访的联系人和电话等，用公司的抬头纸打印（是否加盖公司公章可视情况而定）。
给内部使用的资料包括：拜访的时间、地点安排，对方机构的介绍，既往合作历史（项目、金额、成果等）、此次拜访沟通的议题、对方出席人员中最大领导的个人介绍（由对方提供或从网上搜索）。
总之，要让双方了解见什么人、谈什么事儿。
3. 踩点拜访路线
提前踩点，特别是会谈后有参观安排的，要提前把相关路线走一遍，计算好时间以便当天把控时间和引领路线。还有公司老板们会乘几辆车、是否可以开进去、车号是否需要提前报备，车停在哪里等，做到心中有数。
4. 细节考虑周全
如果拜访人员中有外籍人员，需提前了解是否需要报备（提交外籍人员的护照复印件等），是否需要现场翻译，由哪方安排？
拜访安排在哪个会议室，座次如何安排都有礼仪上的要求，但有些“领导“有自己的习惯，都要提前和对方负责人确认，有些严谨的机构甚至会要求根据双方人员提前出具座次图，如果有这样的要求，座次图要附在上面提到给内外部的沟通文件中。
如涉及桌签、会议资料、茶歇便餐、摄影摄像、横幅台花等，由哪方准备，提前确认。
是否需要互换纪念品，尊重对方的意思，如果对方有印有Logo的纪念品，或提供领导亲笔签名的自己写的书，也要相应准备有公司Logo的纪念品，否则只有一方赠礼就尴尬了，中国人讲究礼尚往来。
02 拜访中
1. 内容把控
如果双方已经准时坐下来开始寒暄了，这次拜访就已经成功了一半。但还要时刻关注会谈的内容和进程，在有限的时间内要把之前设定的重要谈话议题沟通到，否则就达不到拜访目的了。
有时“领导”很发散，或者很强势，会谈的内容往往被带偏了；有时老板“面子薄”，想说的话不好意思说出口，这时你要“挺身而出”了，找到合适的时机起承转合，帮老板把话题巧妙地拉回来或者做个铺垫，这是考验你能力的时刻。
2. 时间把控
“领导”和老板都是忙人，拜访后的时间也会衔接得很紧凑，或者会谈后还有实地参观，因此除了把控内容外，时间进程也是你要特别关注的。如果对方领导“滔滔不绝”，要和对方的负责人打配合，由他/她适当提示一下会更礼貌。
3. 要点记录
会谈中你要眼观六路、耳听八方，还要将关键信息、数字、时间等记录下来，并且抓拍一些不同场景和角度的照片，为会后的文字总结积累必要的素材。
4. 突发事件
即使准备周全，在拜访中也可能会出现各种突发事件，比如你提供给对方的公司拜访名单中的某个老板临时告知你不来了，路上遇到交通事故大堵车不能按时抵达等，都要保持和对方负责人的实时沟通，让对方心中有数并做出必要的调整。
03 拜访后
1. 会谈纪要
拜访结束后，文字总结很关键。一方面，你可能需要邮件总结活动并抄送相关人员；或者提供初稿给到PR部门在公司内网发出活动简报，特别要注意提供高清晰度的照片，包括合影、会谈或参观的不同场景的特写等，供公关部挑选使用。
如果拜访中双方达成了项目合作的意向，会议纪要就是重要依据了，有时对方也要求你提供纪要以便后续跟进。同时纪要也是你在公司立项、确定预算出处、推动各部门协作、完成对客户承诺的重要依据。不得不说，有时老板承诺的项目在后续推进时会遇到合规、流程、换人、预算等方面的各种问题，需要“立字为证”。
2. 及时感谢
表达感谢要及时，拜访结束在回来的路上就要给对方发微信表示感谢。推己及人，如果你是对方，收到这样的感谢信息是否心里也会有一丝暖意呢？事后有机会回访时再当面表示一下感谢，也能拉近彼此之间的距离，利于后续的合作。
3. 总结复盘
没有总结复盘，就没有螺旋上升。思考、总结，把此次拜访安排中的收获或是有待提升之处记录下来，完善checklist, 下次安排此类活动就会更加从容。也许你以后升职了，并不需要自己处理这些细节了，培训下属也更明确高效。
可能你会说，有必要搞得这么复杂吗？当然，你可以根据实际情况删繁就简，但千万不要低估了客户的认真程度，笔者曾经在晚上十点多收到对方发来的更新版日程安排，是刚刚加班完成的；也曾按对方办公室主任的要求一起去走拜访路线，沿途其还不停地和工作人员交代注意事项等。
你想得周全些、承担得多些，对方就能放心些、轻松些。
罗振宇在2022年跨年演讲中说：“把复杂留给自己，把简单留给用户” ，就是这个道理。
其实在对方的位置上，能够接触到各公司的人，心中自然有个评判和高下，你认真了，对方也会认真对待你的事儿。
有些人觉得老板的拜访是消耗自己的客户资源，但怎样转化成帮你做客户，主动权把握在你的手中。
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